
Cold Calling: Find the Leads, Work the Data, Use BoldTrail as Your Dialer
Cold calling works when you call the right people, with a clear plan, every day. This guide shows where to find leads, how to build call lists with Remine, and how to make your calls inside BoldTrail so every call is tracked.
Why cold calling still matters
Cold calling is still one of the most productive and successful ways to win listings. It is direct. You talk to the owner, you hear what they need, and you can set an appointment in the same conversation. No other activity gives you that speed.
It works even better when it is not the only thing you do. Combine your calls with:
- Email marketing to your database. Your past clients and contacts keep seeing your name and your market updates.
- Social media targeting. When you focus on one area (your farm), you can show your ads and posts to the people who live there.
- Postcards. A postcard in the mailbox gives the owner a reason to know who you are before you call.
When the owner has already seen your email, your social media, and your postcard, the call is not cold anymore. It is a warm call. The person recognizes your name, and the conversation starts easier. Pick one area, use all of these tools in that area, and call the same people again and again.
Calling people you do not know is regulated. Check every list against the National Do Not Call Registry, the Florida Do Not Call list, and your own internal do-not-call list before you call. Follow the allowed calling hours and the rules on automated dialing and text messages. Rules change, so confirm directly with your broker or office administrator before acting.
1. Where to find leads
A good call list has people who have a real reason to talk to you now. Start with these groups:
- Expired, withdrawn, and canceled listings. The owner wanted to sell and did not. Search these in the MLS every week.
- For sale by owner (FSBO). The owner is already trying to sell. Check the Do Not Call status before you call.
- Your own database. Past clients, sphere, old leads, and people who did not close. These are warm calls, not cold calls, and they often give the best results.
- Owners with long ownership and high equity. They can sell and make a profit. Remine helps you find them (see section 2).
- Absentee and investor owners. They own property but do not live in it. Good for rental, sale, and property management conversations.
- Your farm area. Pick one or two neighborhoods or condo buildings and call the same area every week. Repetition builds recognition.
- New construction and development areas. Owners and investors in new projects often have questions about resale and rental value.
2. Remine searches
Remine lets you filter properties and owners to build a targeted list. Features can change with your plan, so use the filters you see in your account. A simple routine:
- Choose one area. One city, one zip code, or one condo building.
- Set your filters. Examples: years of ownership, estimated equity, owner does not live at the property, recent expired or canceled status.
- Keep the list small. Between 25 and 50 names is enough for one calling session.
- Check the contact data. Remove any number on a do-not-call list.
- Save the search. Run it again every week to see new names.
- Move the list into BoldTrail. Import the contacts and tag them with the source and the date, for example Remine – Expired – Oct 2026.
One search, one list, one calling block. Do not build a list of 500 names that you will never call.
| Lead type | Reason to call | Where to find it |
|---|---|---|
| Expired / canceled | Owner wanted to sell and the listing ended | MLS, Remine |
| FSBO | Owner is selling without an agent | Online listings, Remine |
| High equity, long ownership | Owner may be ready to move or sell | Remine |
| Absentee owner | Rental, sale, or management need | Remine |
| Past clients and sphere | Existing relationship | BoldTrail |
3. Using BoldTrail as your dialer
Make your calls from inside BoldTrail, not from your personal phone notes. Then every call, note, and next step stays in one place. Menu names can change, so use the video below to see the current screens.
- Build a call list. Use a Smart List or a tag so you see only the people you plan to call today.
- Block your time. Pick a fixed time each day, for example 60 to 90 minutes, and do not check email during it.
- Call from the CRM. Start calls from the contact record so the call is logged.
- Write a note after every call. One line is enough: who you spoke to, what they said, what happens next.
- Set a follow-up. Every contact who is not a no gets a date for the next touch.
- Use a plan or campaign for follow-up. Send a short text or email after a call so the person remembers you.
- Review your numbers weekly. Dials, conversations, appointments set. If you do not measure it, you cannot improve it.
4. Video training
Watch this video and then use the steps above in your own market.
5. Call script frameworks
The call structure below is based on ideas from the REDX ebook Real Estate Lead Scripts. Credit to REDX (theredx.com). We summarized the main ideas in our own words. For the complete word-for-word scripts, download the ebook directly from REDX.
Start the call: confirm you have the right person
Ask for the owner by first name. If the person says you have the wrong number, say the full name. If that does not work, confirm the property address. If it is still the wrong person, ask if they have a number for the owner.
What to ask by lead type
| Lead type | Goal of the call | Topics to ask about |
|---|---|---|
| Expired | Understand why the home did not sell and if the owner still wants to sell | Why it did not sell, what they liked or did not like about the first agent, where they plan to move, how soon |
| FSBO | Offer help and earn a conversation | How they market the home, how they chose the price, how motivated they are, how long they will try alone, if they would pay a buyer agent commission |
| FRBO | Understand their plan for the property | Why they own it, other rentals, when the value was last checked, if selling could make sense |
| Just listed / just sold | Start a conversation with neighbors | Tell them about the nearby property, ask who they know who wants to move to the area, ask about their own plans and timing |
| Pre-foreclosure | Offer information and options with respect | If they plan to sell or keep the home, if they have an agent, what they know about their options |
These owners are in a difficult situation. Be respectful, do not make promises you cannot keep, and follow all state and federal rules. Confirm directly with your broker or office administrator before acting.
Six principles for any script
- Lower the owner’s guard first. Do not start with a request to list. Start with a simple, easy question.
- Ask and listen. Let the owner talk about the home, the past experience, and the plan. Use what you hear later in the call.
- Understand the frustration. Many of these owners are tired of the process. Show that you understand before you offer anything.
- Talk about the cost of waiting. Mortgage payments, taxes, and time all continue while the home is not sold. Use facts, not pressure.
- Offer to help, then ask for the appointment. Explain what you will prepare and what is different about your plan. Do not promise results you cannot guarantee.
- Offer two times. “Is Tuesday or Wednesday better for you?” Even if the owner says “I will think about it,” offer a time and keep the door open.
Common objections
| Owner says | Direction for your answer |
|---|---|
| “How did you get my number?” | Answer honestly (public records and data sources), then go back to your question. |
| “I already have an agent or an appointment.” | Respect it. Offer a second opinion so the owner can compare plans. |
| “I need to talk to my spouse.” | Respect it. Ask when they will talk and set a time when both can be present. |
| “I will sell it myself.” | Ask how long they plan to try alone. Offer information with no obligation. |
| “Will you lower your commission?” | Ask what matters more: the fee or the net amount they keep. Offer to show your plan in person. |
6. CANVAS call scripts
These scripts were written for CANVAS agents. Use the words as written at first. When you feel comfortable, change them to sound like you. Replace the words in [brackets] with your own information. Before every call, check the number against the Do Not Call lists.
Script 1: Open the call (all lead types)
Script 2: Expired listing
Script 3: For sale by owner (FSBO)
Script 4: For rent by owner (FRBO)
Script 5: Just listed or just sold (neighbors)
Script 6: Pre-foreclosure
Do not promise to stop a foreclosure and do not give legal advice. Follow all state and federal rules for distressed homeowners. Confirm directly with your broker or office administrator before acting.
Script 7: Answers to common objections
Canvas scripts from Ernesto Vega
7. Daily cold calling routine
- Open BoldTrail and load today’s list (25 to 50 contacts).
- Remove any do-not-call numbers.
- Call for 60 to 90 minutes without interruption.
- Write a one-line note after each call.
- Set a follow-up date for every contact who did not say no.
- Record your numbers: dials, conversations, appointments.
Need help setting up your list or your BoldTrail dialer?
Send us a message and we will help you.
WhatsApp CANVASThis guide is for training. Calling rules and registry requirements can change. Confirm directly with your broker or office administrator before acting.
Llamadas en frío: encuentra los prospectos, trabaja los datos y usa BoldTrail como tu marcador
Las llamadas en frío funcionan cuando llamas a las personas correctas, con un plan claro, todos los días. Esta guía te muestra dónde encontrar prospectos, cómo armar listas con Remine y cómo hacer tus llamadas desde BoldTrail para que todo quede registrado.
Por qué las llamadas en frío siguen siendo importantes
Las llamadas en frío siguen siendo una de las formas más productivas y exitosas de conseguir listados. Son directas. Hablas con el dueño, escuchas lo que necesita y puedes agendar una cita en la misma conversación. Ninguna otra actividad te da esa rapidez.
Funcionan todavía mejor cuando no son lo único que haces. Combina tus llamadas con:
- Email marketing a tu base de datos. Tus clientes anteriores y contactos siguen viendo tu nombre y tus actualizaciones del mercado.
- Publicidad dirigida en redes sociales. Cuando te enfocas en una zona (tu farm), puedes mostrar tus anuncios y publicaciones a las personas que viven allí.
- Postales. Una postal en el buzón le da al dueño una razón para saber quién eres antes de que lo llames.
Cuando el dueño ya vio tu correo, tus redes sociales y tu postal, la llamada ya no es fría. Es una llamada tibia. La persona reconoce tu nombre y la conversación empieza más fácil. Escoge una zona, usa todas estas herramientas en esa zona y llama a las mismas personas una y otra vez.
Llamar a personas que no conoces está regulado. Revisa cada lista contra el Registro Nacional No Llame, la lista No Llame de Florida y tu propia lista interna de no llamar antes de hacer la llamada. Respeta los horarios permitidos y las reglas sobre marcado automático y mensajes de texto. Las reglas cambian, así que confirma directamente con tu broker o administrador de oficina antes de actuar.
1. Dónde encontrar prospectos
Una buena lista tiene personas con una razón real para hablar contigo ahora. Empieza con estos grupos:
- Listados vencidos, retirados y cancelados. El dueño quería vender y no lo logró. Busca estos en el MLS cada semana.
- Dueños que venden por su cuenta (FSBO). Ya están tratando de vender. Revisa si el número está en la lista No Llame antes de llamar.
- Tu propia base de datos. Clientes anteriores, tu círculo de contactos, prospectos viejos y personas que no cerraron. Estas son llamadas tibias y muchas veces dan los mejores resultados.
- Dueños con muchos años en la propiedad y alto equity. Pueden vender y tener ganancia. Remine te ayuda a encontrarlos (ver sección 2).
- Dueños ausentes e inversionistas. Tienen la propiedad pero no viven en ella. Buenos para conversaciones de renta, venta y administración.
- Tu zona de cultivo (farm). Escoge uno o dos vecindarios o edificios de condominios y llama a la misma zona cada semana. La repetición crea reconocimiento.
- Construcción nueva y zonas de desarrollo. Los dueños e inversionistas de proyectos nuevos suelen tener preguntas sobre el valor de reventa y de renta.
2. Búsquedas en Remine
Remine te permite filtrar propiedades y dueños para armar una lista enfocada. Las funciones pueden cambiar según tu plan, así que usa los filtros que veas en tu cuenta. Una rutina simple:
- Escoge una zona. Una ciudad, un código postal o un edificio de condominios.
- Define tus filtros. Ejemplos: años de propiedad, equity estimado, el dueño no vive en la propiedad, estado reciente de vencido o cancelado.
- Mantén la lista pequeña. Entre 25 y 50 nombres son suficientes para una sesión de llamadas.
- Revisa los datos de contacto. Quita cualquier número que esté en una lista de no llamar.
- Guarda la búsqueda. Vuelve a correrla cada semana para ver nombres nuevos.
- Pasa la lista a BoldTrail. Importa los contactos y márcalos con la fuente y la fecha, por ejemplo Remine – Vencidos – Oct 2026.
Una búsqueda, una lista, un bloque de llamadas. No armes una lista de 500 nombres que nunca vas a llamar.
| Tipo de prospecto | Razón para llamar | Dónde encontrarlo |
|---|---|---|
| Vencido / cancelado | El dueño quería vender y el listado terminó | MLS, Remine |
| FSBO | El dueño vende sin agente | Anuncios en línea, Remine |
| Alto equity, muchos años | El dueño puede estar listo para mudarse o vender | Remine |
| Dueño ausente | Necesidad de renta, venta o administración | Remine |
| Clientes anteriores y círculo | Ya existe una relación | BoldTrail |
3. Cómo usar BoldTrail como tu marcador
Haz tus llamadas desde BoldTrail, no desde las notas de tu teléfono. Así cada llamada, nota y próximo paso queda en un solo lugar. Los nombres de los menús pueden cambiar, así que usa el video de abajo para ver las pantallas actuales.
- Arma una lista de llamadas. Usa una Smart List o una etiqueta para ver solo a las personas que vas a llamar hoy.
- Bloquea tu tiempo. Escoge una hora fija cada día, por ejemplo de 60 a 90 minutos, y no revises el correo durante ese tiempo.
- Llama desde el CRM. Inicia la llamada desde la ficha del contacto para que quede registrada.
- Escribe una nota después de cada llamada. Una línea es suficiente: con quién hablaste, qué dijo y cuál es el próximo paso.
- Programa un seguimiento. Todo contacto que no dijo que no recibe una fecha para el próximo contacto.
- Usa un plan o campaña de seguimiento. Envía un texto o correo corto después de la llamada para que la persona te recuerde.
- Revisa tus números cada semana. Llamadas, conversaciones, citas agendadas. Lo que no se mide no se puede mejorar.
4. Video de capacitación
Mira este video y luego aplica los pasos de arriba en tu mercado.
5. Estructuras para tus guiones de llamada
La estructura de llamada de abajo se basa en ideas del ebook Real Estate Lead Scripts de REDX. Crédito a REDX (theredx.com). Resumimos las ideas principales con nuestras propias palabras. Para ver los guiones completos, palabra por palabra, descarga el ebook directamente de REDX.
Inicia la llamada: confirma que hablas con la persona correcta
Pregunta por el dueño usando su nombre. Si la persona dice que es un número equivocado, di el nombre completo. Si eso no funciona, confirma la dirección de la propiedad. Si sigue siendo la persona equivocada, pregunta si tiene un número del dueño.
Qué preguntar según el tipo de prospecto
| Tipo de prospecto | Objetivo de la llamada | Temas para preguntar |
|---|---|---|
| Vencido | Entender por qué la casa no se vendió y si el dueño todavía quiere vender | Por qué no se vendió, qué le gustó o no le gustó del primer agente, a dónde piensa mudarse, en cuánto tiempo |
| FSBO | Ofrecer ayuda y ganar una conversación | Cómo promociona la casa, cómo escogió el precio, qué tan motivado está, cuánto tiempo más intentará solo, si pagaría comisión a un agente de comprador |
| FRBO | Entender su plan para la propiedad | Por qué la tiene, otras propiedades en renta, cuándo revisó el valor por última vez, si vender podría tener sentido |
| Recién listado / recién vendido | Empezar una conversación con los vecinos | Cuéntales de la propiedad cercana, pregunta a quién conocen que quiera mudarse a la zona, pregunta por sus planes y tiempos |
| Pre-ejecución hipotecaria | Ofrecer información y opciones con respeto | Si piensan vender o quedarse con la casa, si tienen agente, qué saben de sus opciones |
Estos dueños están en una situación difícil. Sé respetuoso, no hagas promesas que no puedes cumplir y sigue todas las reglas estatales y federales. Confirma directamente con tu broker o administrador de oficina antes de actuar.
Seis principios para cualquier guion
- Baja primero la guardia del dueño. No empieces pidiendo el listado. Empieza con una pregunta simple y fácil.
- Pregunta y escucha. Deja que el dueño hable de la casa, de su experiencia anterior y de su plan. Usa lo que escuchas más adelante en la llamada.
- Entiende su frustración. Muchos de estos dueños están cansados del proceso. Muestra que los entiendes antes de ofrecer algo.
- Habla del costo de esperar. El pago de la hipoteca, los impuestos y el tiempo siguen mientras la casa no se vende. Usa hechos, no presión.
- Ofrece ayuda y luego pide la cita. Explica qué vas a preparar y qué es diferente en tu plan. No prometas resultados que no puedes garantizar.
- Ofrece dos horarios. “¿Le queda mejor el martes o el miércoles?” Aunque el dueño diga “lo voy a pensar”, ofrece un horario y deja la puerta abierta.
Objeciones comunes
| El dueño dice | Dirección para tu respuesta |
|---|---|
| “¿Cómo consiguió mi número?” | Responde con honestidad (registros públicos y fuentes de datos) y vuelve a tu pregunta. |
| “Ya tengo un agente o una cita.” | Respétalo. Ofrece una segunda opinión para que el dueño compare planes. |
| “Tengo que hablar con mi esposo(a).” | Respétalo. Pregunta cuándo van a hablar y fija una hora en que puedan estar los dos. |
| “Yo mismo lo voy a vender.” | Pregunta cuánto tiempo piensa intentar solo. Ofrece información sin compromiso. |
| “¿Va a bajar su comisión?” | Pregunta qué es más importante: la comisión o el monto neto que se queda. Ofrece mostrar tu plan en persona. |
6. Guiones de llamada de CANVAS
Estos guiones fueron escritos para los agentes de CANVAS. Al principio usa las palabras tal como están escritas. Cuando te sientas cómodo, cámbialas para que suenen como tú. Reemplaza las palabras entre [corchetes] con tu propia información. Antes de cada llamada, revisa el número contra las listas No Llame.
Guion 1: Inicio de la llamada (todos los tipos de prospecto)
Guion 2: Listado vencido
Guion 3: Dueño que vende por su cuenta (FSBO)
Guion 4: Dueño que renta por su cuenta (FRBO)
Guion 5: Recién listado o recién vendido (vecinos)
Guion 6: Pre-ejecución hipotecaria
No prometas detener una ejecución hipotecaria y no des asesoría legal. Sigue todas las reglas estatales y federales para propietarios en dificultad. Confirma directamente con tu broker o administrador de oficina antes de actuar.
Guion 7: Respuestas a objeciones comunes
Guiones de CANVAS de Ernesto Vega
7. Rutina diaria de llamadas en frío
- Abre BoldTrail y carga la lista de hoy (de 25 a 50 contactos).
- Quita los números que estén en listas de no llamar.
- Llama de 60 a 90 minutos sin interrupciones.
- Escribe una nota de una línea después de cada llamada.
- Programa una fecha de seguimiento para cada contacto que no dijo que no.
- Anota tus números: llamadas, conversaciones, citas.
¿Necesitas ayuda para armar tu lista o tu marcador en BoldTrail?
Escríbenos y te ayudamos.
WhatsApp CANVASEsta guía es para capacitación. Las reglas de llamadas y los requisitos de los registros pueden cambiar. Confirma directamente con tu broker o administrador de oficina antes de actuar.
and then